Coachseite.

Datenschutzerklärung

Stand: 14.09.2026

1. Verantwortlicher

coachseite.de, Inh. Marius Cremer, Ulhaus 77, 52379 Langerwehe, E-Mail: hallo@coachseite.de.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO, dem BDSG und dem TDDDG (vormals TDDDG). Rechtsgrundlagen sind in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).

3. Welche Daten wir verarbeiten

  • Account-Daten: Name, E-Mail, Passwort-Hash, Zeitzone, Sprachpräferenz.
  • Rechnungs-Daten: Rechnungsanschrift, USt-ID.
  • Coaching-Daten: Klientenakten, Sitzungsprotokolle, Sitzungsnotizen, Dokumente — ausschließlich im Auftrag des Coaches verarbeitet (Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO).
  • Rechnungsdaten der Coaches an ihre Klienten: Name bzw. Firmierung, Anschrift, E-Mail und USt-IdNr. der Rechnungsempfänger, abgerechnete Leistungen mit Datum und Betrag sowie Zahlungsvorgänge. Auch diese Daten verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag des Coaches — Rechnungssteller ist er, nicht wir. Bei aktivierter Online-Zahlung kommen die von Stripe vergebenen Vorgangs-Kennungen hinzu; Karten- und Kontodaten erhalten wir nicht, sie werden unmittelbar von Stripe bei der zahlenden Person erhoben.
  • Technische Daten: Browser-User-Agent, Fehlerprotokolle sowie IP-Adressen. In Server-Logfiles wird die vollständige IP-Adresse zur Gewährleistung der Betriebssicherheit und Missbrauchsabwehr verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); innerhalb der Anwendung wird die IP-Adresse als nicht rückrechenbarer HMAC-Hash gespeichert — so im Kontaktformular und im Audit-Protokoll. Ausgenommen davon sind die Vertragsakte, die Konto-Sicherheit und das Signaturprotokoll, siehe die nächsten drei Punkte.
  • Konto-Sicherheit (nur für Coaches): Damit du erkennst, ob eine Anmeldung von dir selbst kam, halten wir zu deinen aktiven Anmeldungen und zu den Geräten, die du für die Anmeldung freigeschaltet hast, jeweils Browser-Kennung, Zeitpunkt und IP-Adresse fest — hier im Klartext, nicht als Hash. Ein Hash wäre für diesen Zweck wertlos: Du könntest daran nicht ablesen, ob du es warst. Dieselben Angaben stehen in den Sicherheitshinweisen, die wir dir per E-Mail schicken. Sichtbar sind sie ausschließlich dir selbst in deinem eigenen Konto unter „Anmeldung & Sicherheit"; wir werten sie nicht aus und geben sie nicht weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — die Verarbeitung personenbezogener Daten im für die Sicherheit von Netz- und Informationssystemen unbedingt erforderlichen Umfang stellt ein berechtigtes Interesse dar (Erwägungsgrund 49). Speicherdauer: bis du die Anmeldung beendest bzw. das Gerät entfernst; abgelaufene Anmeldungen werden automatisch gelöscht.
  • Vertragsakte: Wenn du dich registrierst oder den Auftragsverarbeitungsvertrag abschließt, halten wir Zeitpunkt und IP-Adresse des Abschlusses fest — hier im Klartext, nicht als Hash. Diese Angaben belegen, dass und wann der Vertrag zustande gekommen ist; als Hash wären sie als Nachweis wertlos. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsschluss) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beweissicherung). Wir schreiben die Vertragsakte nie um; sie bleibt für die Dauer des Vertrags bestehen — wie lange danach noch, steht unter „Speicherdauer".
  • Signaturprotokoll (Dokumente unterschreiben lassen): Lässt ein Coach über uns ein Dokument unterschreiben, halten wir zu jedem Schritt Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung der beteiligten Person fest — hier im Klartext, nicht als Hash. Diese Angaben sind der Nachweis dafür, dass und wann die Unterschrift zustande kam; als Hash wären sie dafür wertlos, und sie stehen aus demselben Grund auch sichtbar im Protokoll, das dem unterschriebenen Dokument beiliegt. Hinzu kommen Name und E-Mail-Adresse der Beteiligten, bei der Bestätigung per SMS zusätzlich die Mobilnummer, sowie das Bild des Schriftzugs. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist der jeweilige Coach; wir sind sein Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des unterschriebenen Vertrags) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beweissicherung — ohne diese Angaben wäre eine elektronische Unterschrift praktisch nicht belegbar). Das Protokoll wird nie nachträglich verändert.

Die Plattform ist nicht für besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO (insbesondere Gesundheitsdaten) bestimmt. Coaches sind vertraglich verpflichtet, keine solchen Daten in Freitextfeldern zu hinterlegen (vgl. AGB § 12 Abs. 3); eine inhaltliche Kenntnisnahme der Coaching-Daten durch den Anbieter findet nicht statt.

4. Kontaktaufnahme & Anfragen über unsere Website

Wenn du uns über unser Kontakt-/Kennenlern-Formular (z. B. „Gespräch anfragen") oder per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Interesse/Anliegen und deine Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung deiner Anfrage. Zur Abwehr von Spam wird zusätzlich eine als nicht rückrechenbarer HMAC-Hash gespeicherte IP-Adresse verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung deiner Anfrage). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich; die Angabe der Daten erfolgt freiwillig, ist aber zur Beantwortung notwendig. Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung deiner Anfrage, längstens 24 Monate, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Speicherdauer

  • Account-Daten: bis 30 Tage nach Kontoauflösung (dann Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen).
  • Rechnungs-Daten (unsere Rechnungen an Coaches): 8 Jahre (GoBD / § 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG).
  • Rechnungen der Coaches an ihre Klienten: 8 Jahre ab Ende des Jahres der Ausstellung (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Ausgestellte Rechnungen sind unveränderlich und von Löschanfragen ausgenommen (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO); wird ein Klient gelöscht, bleibt allein das Rechnungsdokument mit den zum Ausstellungszeitpunkt erfassten Angaben bestehen. Eine Anonymisierung ist nicht möglich, weil eine Rechnung ohne Empfängerangabe die gesetzlichen Anforderungen (§ 14 UStG) nicht mehr erfüllt.
  • Coaching-Daten: bis zum Coach-Verlangen zur Löschung oder 30 Tage nach Vertragsende.
  • Vertragsakte (Registrierung, Auftragsverarbeitungsvertrag): mindestens für die Dauer des Vertrags. Der Nachweis über den Auftragsverarbeitungsvertrag bleibt auch danach erhalten — er belegt, dass wir die Coaching-Daten nur im Auftrag des Coaches verarbeitet haben, und genau danach wird erfahrungsgemäß erst nach Vertragsende gefragt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  • Anmeldungen und freigeschaltete Geräte (inkl. IP-Adresse): bis zum Beenden der Anmeldung bzw. Entfernen des Geräts; abgelaufene Anmeldungen werden automatisch gelöscht.
  • Unterschriebene Dokumente und ihr Signaturprotokoll: so lange, wie der Coach es einstellt — voreingestellt zehn Jahre ab Abschluss. Danach werden Dokument und Protokoll-PDF gelöscht und die Namen, Adressen und Schriftzüge der Beteiligten entfernt. Die reinen Prüfsummen und Zeitstempel bleiben erhalten: An ihnen hängt der Nachweis für die übrigen Dokumente desselben Tages, und sie lassen für sich genommen keinen Rückschluss auf eine Person zu.
  • Server-Logfiles (inkl. IP-Adresse): rollierende Speicherung — je Logdatei werden maximal 7 Generationen vorgehalten, ältere werden automatisch gelöscht.

6. Empfänger

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein:

  • Hosting/Infrastruktur: Serverbetrieb in einem Rechenzentrum in Deutschland
  • Transaktionaler E-Mail-Versand: über einen eigenen E-Mail-Server mit Standort in Deutschland (kein externer E-Mail-Dienstleister)
  • Haufe-Lexware GmbH & Co. KG / Lexware Office (Rechnungsstellung gegenüber Coaches, Deutschland)
  • Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) — Abwicklung von Online-Zahlungen zwischen Klienten und ihrem Coach, nur wenn der jeweilige Coach diese Funktion aktiviert hat. Die Zahlungsdaten werden unmittelbar von Stripe erhoben; eine Übermittlung in die USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert (Art. 46 DSGVO).
  • Anthropic, PBC (USA) — KI-Schreibassistent, nur bei aktiver Nutzung der KI-Funktion; dabei kann der eingegebene Text in die USA übermittelt werden, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Nach den API-Bedingungen von Anthropic werden Inhalte nicht zum Training verwendet.

7. Ihre Rechte

Sie haben Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Die für den Anbieter zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Klienten richten Auskunfts- und Löschanfragen zu ihren Coaching-Daten an ihren Coach — er ist dafür Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; die Kontaktdaten stehen im Impressum seiner Website. Coaches können eine Auskunft und einen Export ihres Account- und Klienten-Datenbestands beim Anbieter anfordern; die Daten werden auf Wunsch bereitgestellt. Rechnungen und Buchungsbelege bleiben von einer Löschung ausgenommen, solange die gesetzliche Aufbewahrungsfrist läuft (§ 147 AO, Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO); personenbezogene Verknüpfungen werden dabei aufgehoben.

8. Cookies & Telekommunikation (TDDDG)

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies (Session, CSRF-Schutz) ein. Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies werden ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung gesetzt. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

9. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz: hallo@coachseite.de.