Coachseite.

Datenschutzerklärung

Stand: 30.07.2026

1. Verantwortlicher

coachseite.de, Inh. Marius Cremer, Ulhaus 77, 52379 Langerwehe, E-Mail: hallo@coachseite.de.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO, dem BDSG und dem TDDDG (vormals TDDDG). Rechtsgrundlagen sind in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).

3. Welche Daten wir verarbeiten

  • Account-Daten: Name, E-Mail, Passwort-Hash, Zeitzone, Sprachpräferenz.
  • Rechnungs-Daten: Rechnungsanschrift, USt-ID.
  • Coaching-Daten: Klientenakten, Sitzungsprotokolle, Sitzungsnotizen, Dokumente — ausschließlich im Auftrag des Coaches verarbeitet (Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO).
  • Technische Daten: Browser-User-Agent, Fehlerprotokolle sowie IP-Adressen. In Server-Logfiles wird die vollständige IP-Adresse zur Gewährleistung der Betriebssicherheit und Missbrauchsabwehr verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); innerhalb der Anwendung (Kontaktformular, Audit-Protokoll) wird die IP-Adresse ausschließlich als nicht rückrechenbarer HMAC-Hash gespeichert.

Die Plattform ist nicht für besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO (insbesondere Gesundheitsdaten) bestimmt. Coaches sind vertraglich verpflichtet, keine solchen Daten in Freitextfeldern zu hinterlegen (vgl. AGB § 12 Abs. 3); eine inhaltliche Kenntnisnahme der Coaching-Daten durch den Anbieter findet nicht statt.

4. Kontaktaufnahme & Anfragen über unsere Website

Wenn du uns über unser Kontakt-/Kennenlern-Formular (z. B. „Gespräch anfragen") oder per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die von dir angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Interesse/Anliegen und deine Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung deiner Anfrage. Zur Abwehr von Spam wird zusätzlich eine als nicht rückrechenbarer HMAC-Hash gespeicherte IP-Adresse verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung deiner Anfrage). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich; die Angabe der Daten erfolgt freiwillig, ist aber zur Beantwortung notwendig. Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung deiner Anfrage, längstens 24 Monate, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Speicherdauer

  • Account-Daten: bis 30 Tage nach Kontoauflösung (dann Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen).
  • Rechnungs-Daten: 10 Jahre (GoBD / § 147 AO).
  • Coaching-Daten: bis zum Coach-Verlangen zur Löschung oder 30 Tage nach Vertragsende.
  • Server-Logfiles (inkl. IP-Adresse): rollierende Speicherung — je Logdatei werden maximal 7 Generationen vorgehalten, ältere werden automatisch gelöscht.

6. Empfänger

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein:

  • Hosting/Infrastruktur: Serverbetrieb in einem Rechenzentrum in Deutschland
  • Transaktionaler E-Mail-Versand: über einen eigenen E-Mail-Server mit Standort in Deutschland (kein externer E-Mail-Dienstleister)
  • Haufe-Lexware GmbH & Co. KG / Lexware Office (Rechnungsstellung gegenüber Coaches, Deutschland)
  • Anthropic, PBC (USA) — KI-Schreibassistent, nur bei aktiver Nutzung der KI-Funktion; dabei kann der eingegebene Text in die USA übermittelt werden, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). Nach den API-Bedingungen von Anthropic werden Inhalte nicht zum Training verwendet.

7. Ihre Rechte

Sie haben Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77). Die für den Anbieter zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Klienten können ihre Datenauskunft oder Löschung direkt im Klient-Portal anfordern. Coaches können eine Auskunft und einen Export ihres Account- und Klienten-Datenbestands beim Anbieter anfordern; die Daten werden auf Wunsch bereitgestellt.

8. Cookies & Telekommunikation (TDDDG)

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies (Session, CSRF-Schutz) ein. Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies werden ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung gesetzt. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

9. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz: hallo@coachseite.de.